生成AIを社内に定着させる方法
——「使わない人」を6つに分けて、5つの手順で動かす

「有料版を契約して、全員にアカウントを配りました。説明会もやりました。でも3ヶ月たって、日常的に使っているのは数人だけなんです」——AI研修の打ち合わせで、いちばん多く伺う相談です。業種は関係ありません。不動産会社でも、士業の事務所でも、同じ形で起きています。

このとき会社が打つ手は、たいてい「もう一度研修をやる」か「活用事例を社内で共有する」です。ところが、それで動くのは一部の人だけで、残りの人はやはり使いません。理由は単純で、使わない人の「使わない理由」が、人によってまったく違うからです。本記事では、支援先で実際に使っている見立て方と、定着までの手順を整理します。

なぜ「配って説明会」だけでは定着しないのか

表計算ソフトであれば「集計にはこの機能」と使い道が決まっています。生成AIはそうではありません。何に使うかを、使う本人が考えなければならない道具です。そのため配っただけでは、自分で使い道を思いつける人だけが使い、それ以外の人は開かないまま、という状態になります。

説明会や一般的な研修は「使い方」を教えます。しかし、止まっている原因が使い方にない人には効きません。

そこで当社の支援では、定着を次のように定義しています。

目標は「全員が何にでも使う」ではなく、一人ひとりに決まった使いどころがあることです。

「使わない人」は6つに分かれる

支援先では、使っていない人の状態を次の6つに分けて見立てています。1人が2〜3個を同時に抱えていることも珍しくありません。

1．使い道が浮かばない

「うちの仕事には関係ない」「何に使えるんですか」と口にするタイプです。他社の事例を見せても、自分の仕事に置き換えられないので動きません。効くのは、その人が今週やる業務そのものでの実演だけです。

2．AIの前後の操作で止まっている

最も見落とされやすいタイプです。AIの画面には入力できても、出てきた文章をコピーして貼り付ける、ダウンロードしたファイルを探す、Word・Excelで整える、といったAIの前後の操作で手が止まっています。「AIが使えない」のではなく「AIの前後が使えない」ので、AIの使い方をいくら教えても解決しません。先にこちらを個別に埋めます。

3．時間が読めない

慣れたやり方は、何分で終わるかが分かっています。AIは速いかもしれませんが、何分かかるかが分かりません。締切のある仕事で慣れたやり方を選ぶのは、実はとても合理的な判断です。外から見ると「やる気がない」に見えるため誤解されやすく、処方は後述の手順4です。

4．口に出せない不安がある

「自分で書かないとズルをしている気がする」「使いこなせないと思われたくない」「効率化しても仕事を増やされるだけ」「人を減らす準備ではないか」——こうした不安は、本人の口からはまず出てきません。多くの場合「忙しい」「必要ない」という言葉に置き換わります。アンケートで「ルールが気になる」「壊しそうで怖い」という回答が多いときは、その裏にこちらが隠れていることがあります。

5．会社側の環境が整っていない

部署で1つのアカウントを共有している、何を入れてよいかのルールが分からない、練習する時間が業務時間内にない、現場に出ていて日中パソコンの前にいない。これらは本人の問題ではなく会社側の整備事項です。

6．使わないのが正しい

熟練した担当者が慣れた業務をこなす場合、AIを挟むとかえって遅くなることがあります。法律で本人が行うと決められている業務（宅地建物取引士による重要事項の説明など）もあります。このタイプは直す対象ではありません。

定着させる5つの手順

6つのタイプを踏まえて、支援先で進めている順番です。上から順に効いていきます。

手順1：経営者・管理職が先に使い、使っていると公言する

上司が使っていない職場では、部下にとってAIを使うこと自体がリスクになります。「AIで下書きを作りました」と言っても評価が下がらないことを、上の立場の人が自分の行動で示すのが最初の一手です。

ただし、立場が上がるほど社内で気軽に聞ける相手は減ります。部下の前で基本的な質問をするのは抵抗があるものです。そのため役員・管理職は社員と同じ研修に混ぜず、別の枠で進めるほうがうまくいきます。外部の講師と1対1で「壁打ち」する形は、この層に向いています。

手順2：会社として3つのことを先に宣言する

「口に出せない不安」は、本人に聞いても出てきません。会社側から先に言葉にして、不安の置き場所をなくします。

• AIを使うのは正当な仕事のやり方である：「ズル」ではないと会社として明言する
• 入れてはいけない情報は、この3〜5項目：長い規程より、紙1枚の短いリストのほうが手が止まらない。あわせて、業務ごとの最終責任者を決める
• 人を減らすためには使わない。浮いた時間は〇〇に使う：浮いた時間の行き先を先に決めておかないと、効率化は本人にとって「仕事が増えるだけ」になる

入れてよい情報の決め方や、契約プランの設定は生成AIのセキュリティ対策にまとめています。

手順3：本人の業務で、最初の1回を成功させる

「使い道が浮かばない」人には、他社事例ではなくその人が今週やる業務を題材にします。横について一緒に1回やり、うまくいった状態で終えることが大切です。最初の1回で失敗すると「やっぱり自分には無理だった」という記憶が残ります。

手順4：締切のない業務で練習し、型にしてから実務に入れる

「時間が読めない」問題への処方です。締切に追われている業務で、所要時間の読めない方法を試させてはいけません。まずは社内向けの文書や、架空のデータを使った練習など、失敗しても損害が出ない場所で慣れてもらいます。

そのうえで、よく使う依頼文を「業務の言葉を埋めるだけ」の型（テンプレート）にして共有します。毎回ゼロから考える状態では、いつまでも所要時間が読めません。型があれば時間が読めるようになり、実務に入れられます。練習時間は業務時間内に確保してください。「空いた時間に各自で」は、ほぼ成立しません。

手順5：「使わなくてよい業務」を明言し、使う場面を1人1つ決める

全員に全業務での利用を求めると、かえって反発が強まります。先に「この業務は使わなくてよい」と会社が明言すると、不思議なことに強制されないと分かった人から試し始めます。

そのうえで、毎週発生する業務の中から、一人ひとり「ここはAIを使う」という場面を1つだけ決めます。確認は、月に1回「どの業務で使ったか」を聞く程度で十分です。研修の前後のつなぎ方はChatGPT研修ワークショップの進め方でも扱っています。

「使える」の基準を3段階でそろえる

「全員がAIを使えるようにする」と言っても、「使える」の中身は人によって違います。社内で共通のものさしがないと、推進の進み具合も測れません。当社では次の3段階にそろえています。

全員が目指すのは中級までで十分です。上級は各部署に1人いれば回ります。上級の入口として、非エンジニア向けのClaude Code研修の中身はこちらの記事で紹介しています。

なお、初級の手前、パソコン操作そのもので止まっている方もいます。ただしこの段階を「レベル0」として表に載せることはおすすめしません。名指しされたように受け取られるためです。表には載せず、個別の支援で埋めていきます。

推進担当者を置くときの注意

社内にAI推進の担当者やチームを置く会社は増えています。そのときに注意したい点が2つあります。

1つ目は、詳しい人に作業依頼が集中することです。上級者が「便利な人」として他部署から依頼を受け続け、本来の業務が回らなくなる例を実際に見てきました。担当者の役割は「代わりに作ってあげる人」ではなく「他の人が使える形にして渡す人」だと、最初に決めておきます。

2つ目は、社内の担当者を矢面に立たせすぎないことです。同僚に利用を促し続けるのは角が立ちます。支援先では、外部の講師が前面に立って方針を示し、社内の担当者は補佐と日常の相談役に回る形を取ることで、担当者の負担を抑えています。担当者の人選そのものについてはAI導入でつまずく5つのパターンで詳しく扱っています。

定着を遠ざける、よくある打ち手

善意で始めたのに、かえって使う人を減らしてしまう打ち手があります。

まとめ：一律の研修から、人ごとの見立てへ

生成AIが社内に定着しない原因は、ツールの性能でも社員のやる気でもなく、使わない理由が人ごとに違うのに、同じ手を一律に打っていることにあります。

まずは社内で使っていない人を思い浮かべ、6つのタイプのどれに近いかを見立ててみてください。そのうえで、経営者・管理職が先に使うこと、会社として3つの宣言を出すこと、本人の業務で最初の1回を成功させることから始めます。今週できるのは、自分自身が1回使って、それを社内で口にすることです。

研修と社内推進の支援内容はAI人材育成集中研修のページにまとめています。

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